Cộng đồng
Giấy tờ Mỹ dùng tại Việt Nam chuyển sang Apostille từ 11/9: cần làm gì?
Thủ tục mới áp dụng theo Công ước Apostille; nơi xin chứng nhận tùy cơ quan đã cấp giấy tờ.
Từ ngày 11/9/2026, nhiều giấy tờ công của Hoa Kỳ dùng tại Việt Nam không còn đi qua bước hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở Washington. Thay vào đó, người làm hồ sơ cần xin chứng nhận Apostille từ đúng cơ quan có thẩm quyền của Hoa Kỳ.
Thay đổi này có thể rút bớt một chặng thủ tục, nhưng không có nghĩa mọi giấy tờ đều nộp cùng một nơi. Cơ quan cấp Apostille phụ thuộc vào nơi phát hành giấy tờ ban đầu.
Trước hết, xác định giấy do ai cấp
Với giấy tờ do tiểu bang hoặc địa phương cấp—chẳng hạn giấy khai sinh, giấy kết hôn, phán quyết ly hôn hoặc văn bản đã được công chứng—người dân thường phải liên hệ cơ quan có thẩm quyền của tiểu bang nơi giấy được phát hành. Tên cơ quan và quy trình có thể khác nhau, thường là văn phòng Secretary of State hoặc đơn vị tương đương.
Với giấy tờ liên bang, cơ quan xử lý Apostille là Văn phòng Chứng thực của Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ. Không nên gửi giấy cấp bởi tiểu bang lên cơ quan liên bang, hoặc làm ngược lại, vì hồ sơ có thể bị trả lại.
Trước khi nộp, cần kiểm tra bản gốc có phải bản được chứng nhận hợp lệ hay không. Một bản photocopy thông thường thường không đủ điều kiện. Đối với văn bản công chứng, chữ ký và thẩm quyền của công chứng viên cũng phải đáp ứng quy định của nơi cấp.
Apostille xác nhận điều gì?
Apostille xác nhận tính xác thực của chữ ký, tư cách người ký và con dấu trên giấy tờ công. Chứng nhận này không xác nhận nội dung bên trong là đúng, cũng không thay thế việc cơ quan tiếp nhận ở Việt Nam xem xét hồ sơ.
Nói cách khác, giấy có Apostille vẫn có thể cần thêm tài liệu, biểu mẫu hoặc bản dịch theo yêu cầu của cơ quan Việt Nam đang giải quyết việc hộ tịch, hôn nhân, thừa kế, đầu tư, học tập hay thủ tục khác.
Bản dịch tiếng Việt vẫn có thể cần
Thông báo của Đại sứ quán Việt Nam cho biết giấy tờ không lập bằng tiếng Việt cần kèm bản dịch tiếng Việt được công chứng hoặc chứng thực theo quy định. Người làm hồ sơ nên hỏi trực tiếp cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam xem bản dịch phải thực hiện ở đâu và theo hình thức nào.
Đây là điểm dễ bị bỏ sót: Apostille xử lý phần xác thực giấy tờ, không tự động tạo ra bản dịch được chấp nhận.
Giấy đã hợp pháp hóa trước ngày 11/9 thì sao?
Theo thông báo, giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự trước ngày Công ước bắt đầu có hiệu lực giữa Việt Nam và Hoa Kỳ vẫn giữ giá trị. Người đã hoàn thành thủ tục cũ vì vậy không cần xin lại Apostille chỉ vì cơ chế mới được áp dụng, trừ khi cơ quan tiếp nhận có yêu cầu khác vì lý do riêng của hồ sơ.
Công ước cũng có những ngoại lệ đối với một số loại giấy tờ, gồm văn bản do cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự lập và một số giấy liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan. Hồ sơ đặc biệt nên được kiểm tra trước với cơ quan phát hành và nơi tiếp nhận.
Danh sách kiểm tra ngắn
Xác định giấy tờ do tiểu bang, địa phương hay liên bang cấp.Xin bản sao được chứng nhận hoặc hoàn tất công chứng đúng quy định.Nộp đơn xin Apostille cho đúng cơ quan.Chuẩn bị bản dịch tiếng Việt nếu giấy không phải tiếng Việt.Hỏi cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam về yêu cầu bổ sung và thời hạn của giấy tờ.
Thông tin thủ tục có thể thay đổi theo từng tiểu bang và từng loại hồ sơ. Người dân nên dùng trang chính thức của cơ quan cấp giấy, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ và cơ quan Việt Nam tiếp nhận hồ sơ, thay vì dựa vào dịch vụ trung gian không xác định.
Bình luận
Cuộn đến đây để tải thảo luận.